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O que é um congresso… Por Marcelo Bernardo.
de MKT VTK | Quarta, 16 de Setembro de 2009
Aqueles que não participam dos congressos e tomam conhecimento apenas através de fotos, ou mesmo aqueles que participam, mas somente trabalham nos dias de exposição, às vezes não tem noção de como é complicado e trabalhoso participar de um, principalmente para os técnicos e engenheiros.
Tudo começa alguns meses antes, quando há a confirmação do departamento de marketing, que nos passa a planta do stand para que façamos uma avaliação da disponibilidade e posicionamento de equipamentos, cálculo de carga e posicionamento da rede elétrica.
Com um mês de antecedência verificamos a disponibilidade dos equipamentos com o departamento de importação e também checamos se haverá modificações no layout ou se irão todos os equipamentos com o departamento de marketing. Ok.
Fazemos verificações com os fornecedores sobre algum lançamento de novas funções ou softwares que vamos expor e, apesar de os requisitarmos com antecedência, quase sempre eles chegam um dia antes do congresso, ou até mesmo os fornecedores os trazem pessoalmente no dia do evento. Tudo isto é separado pela expedição e liberado para entrega no local do congresso.
Fácil, parece, mas aí que começa a complicação. Geralmente o pessoal da parte técnica são os primeiros a chegar e os últimos a sair de cena. Ao chegar ao local de exposição nos deparamos com stands ainda não montados ou fora de especificações, com pessoas penduradas em escadas, pintores, faxineiros, eletricistas e etc… E, diga-se de passagem: muita sujeira!
Passadas algumas horas, pois bem, temos o stand, mas não temos tomadas para ligar os equipamentos. Com um pouquinho de jeito as conseguimos. Parece fácil até aqui!
Pensam vocês que somente temos que colocar os equipamentos em cima das mesas, ligar e ir embora tomar uma gelada?
Errado! Aí que começa a parte mais complicada que é fazer tudo funcionar, instalar softwares que ainda estão em desenvolvimento, consertar equipamentos danificados em transporte, testar tudo, ou seja, quebrar a cabeça mesmo! E tudo tem que estar pronto para início na próxima manhã, quando a exposição começa.
Acabou?
Não! Temos que ainda ligar letreiros, montar monitores de exposição e etc…
Ah, então agora realmente acabou?
Sim! Ao chegar ao hotel os engenheiros e técnicos parecem mais que vieram da guerra e sempre dormem muito pouco, pois um ronca mais que o outro.
“Bom, no outro dia, vocês descansam?” Muitas pessoas pensam.
Não! Somente em sonho! Chegamos cedo ao stand para ligar os equipamentos e começar o show, já que tem que ser antes de o congresso abrir.
“Aí fica fácil!”.
Muitos pensam isto, mas fazemos muito durante o congresso também, como demonstrar os equipamentos, dar suporte técnico, ouvir reclamações, ajudar os vendedores com relação a questionamentos técnicos e o pior… ser requisitado por quatro ou cinco pessoas ao mesmo tempo! Ou seja, temos uma função muito importante, pois conhecemos muitos médicos, que sempre nos procuram para auxiliá-los em alguma situação durante uma negociação ou ate mesmo para bater papo. Passam-se quatro dias (duração de um congresso grande) nesta vida de ficar em pé durante muitas horas, corre-corre, etc…
Aí o final está próximo, beleza?
Errado! Aí que vem a “desgraça”. Além de ser o último dia de congresso e estarmos cansados, começa a desmontagem. Todos vão embora e quem sobrou, adivinhem???
Acertou! Os técnicos engenheiros e desmontadores de stand! Começa a desmontagem. Primeiro é um suplício, pois temos que conversar com o pessoal da segurança para deixar entrar as caixas. Depois, não se acha a transportadora, já que são muitas: de todas as empresas expositoras. Após várias ligações a transportadora chega e quando não podemos desmontar ou trazer caixas pelos corredores, optamos por levar as máquinas onde estão as caixas.
Incrível!!! Eu sempre tenho que colocar um Microscópio LUMERA na caixa original. E o pior que a bateria da parafusadeira sempre acaba no quinto parafuso, mas são tão poucos… Uns quarenta! E sempre a organização desliga o ar condicionado e eu de roupa social.
No Congresso Brasileiro, por exemplo, estávamos em quatro pessoas para conferir conteúdos e acessórios dos equipamentos, recolocar tudo nas caixas de forma correta, lacrá-las e empilhá-las.
Fim de feira mesmo: o pessoal da organização começa a apagar as luzes do Centro de Exposição e algumas horas depois de começar a desmontar o stand finalmente estamos conferindo as notas e liberando a carga para retorno.
Voltamos para o hotel, comemos alguma coisa e desmoronamos na cama para que, no outro dia, acordemos cedo para fazer o check-out e pegar o caminho de volta.
Ao ver as fotos ou visitar um congresso lembre-se deste texto acima. Isto é um pequeno script de como um congresso funciona. Lógico nem todos são assim, mas os grandes são desta maneira.
Marcelo Bernardo
Especialista Técnico de Aplicações Médicas
Categorias: equipamentos, Congresso | | Enviar por e-mail | Hits para esta publicação: 2316
Sexta, 18 de Setembro de 2009 at 11:25
Excelente depoimento, claro, leve e direto!!!
A equipe técnica opera milagres nos Congressos!!
Um “SALVE” para toda a equipe.
Abraços
Sexta, 18 de Setembro de 2009 at 15:24
Não fazia idéia da “loucura” que é a vida de vocês em Congresso…
Parabéns pelo texto e principalmente pelo sensor de humor, precisa ter não é?
Sexta, 18 de Setembro de 2009 at 15:44
O trabalho de bastidores é fundamental para o sucesso de um evento. E sabemos o quanto é duro esse trabalho. Parabéns a todos que direta ou indiretamente realizam esse trabalho e que precisam dedicar horas e horas para que tudo esteja pronto na hora certa.
Sábado, 19 de Setembro de 2009 at 14:33
A relato do Bernardo está perfeito. Lembramos também que além do suor, também ganhamos conhecimento. Aprendi muito nos mais de 20 congressos que já participei nos últimos 5 anos. Mas o pior é que de alguma forma gostamos desta vida de Dalit, pois por alguns dias somos Bramanis. PS: o Marcelo esqueceu de falar que respondemos sorrindo em média 1375 vezes as mesmas perguntas durante um congresso deste porte.
Sábado, 19 de Setembro de 2009 at 23:48
Realmente montar o palco para o show acontecer nao e facil, mas vale o esforço em ver o stand Vistatek ser o destaque de muitos eventos. Fazer parte do elenco é mais gratificante ainda, adquirimos experiencias, conhecimentos, fortalecemos relacionamentos… e alem do suor da montagem e desmontagem de nossos tecnicos nos tambem “suamos” para vender e atingir nossas metas. No final Vale a pena. Sempre mais uma missão cumprida.
Domingo, 20 de Setembro de 2009 at 12:50
Belo relato do Marcelo onde mostra os bastidores de um congresso ! É o melhor exemplo de trabalho em equipe ! Isso me fez lembrar e comparar meu primeiro congresso em que participei no Rio de Janeiro onde levei no bagageiro do meu Passat o stand, equipamentos e material para exposição ! pena que nao tenho nenhuma foto ! Bons Tempos !
Terça, 17 de Agosto de 2010 at 16:58
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Segunda, 23 de Agosto de 2010 at 14:24
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- John